Archive für

Kaum ist der glückliche Moment des Heiratsantrags verklungen stellen sich Fragen über Fragen zur Organisation der Hochzeit. Wo und wann wollen wir feiern? Eine Hochzeits-Location zu finden ist gar nicht so einfach. In welchem Rahmen wollen wir feiern? Wer wird eingeladen? An was müssen wir alles denken? Da muss der Termin beim Standesamt und/oder in der Kirche vereinbart werden. Dinge wie Essen, Musik, Übernachtungsmöglichkeiten für Gäste müssen organisiert werden. Und nicht zuletzt muss man sich mit den eigenen Erwartungen an den Tag, den Erwartungen der Familie und Freunde auseinander setzten. Die Planung einer Hochzeit kann im Stress enden. Man kann sie aber auch entspannt in die Hände eines Hochzeitsplaners legen.

Der Hochzeitsplaner oder Eventmanager muss großes Einfühlungsvermögen mitbringen, um zu erspüren, welche Person mit welchem Geschmack und Wunschvorstellungen vor ihm sitzt. Soll in der Nähe eines der beiden Elternwohnorte gefeiert werden, oder eher in der Nähe des heutigen Wohnortes? Meistens sind die „Hochzeiter“ bei diesem Thema besonders heikel, oft auch, weil z.B. SIE schon genau weiß, wie die Location aussehen sollte und ER sich noch relativ wenig Gedanken dazu gemacht hat.

Anders als bei einer Firmenveranstaltung sind private Veranstaltungen besondere Herausforderungen. Schließlich spielen hier auch immer eine Menge Emotionen mit. Welche Grundvoraussetzungen sind aber für eine gelungene Hochzeit zu erfüllen?

Der Hochzeitsplaner muss zunächst – wie bei einer Firmenveranstaltung – den Charakter der Veranstaltung vom Kunden beschrieben bekommen. Daraus ergibt sich meist auch der Hinweis auf das Budget. Ist eine Sommerhochzeit mit großem Pomp und Feuerwerk an einem See oder eine romantische Winterhochzeit mit Hundeschlittenfahrt mit einem kleinen Freundeskreis in den Gedanken der zukünftigen Eheleute? Welche Art des Caterings ist gewünscht, soll es ein Buffet werden – vielleicht auch um hinterher Platz für die Tanzfläche zu haben. Oder eher ein gesetztes Essen.

Wichtig ist für die Ablauforganisation aber auch die Frage: wo werden die Freunde begrüßt? Wohin mit den Geschenken? Und im Verlauf des Abends dann die Frage: Werden die Freunde etwas aufführen? Im Vorfeld muss das in die Hand genommen werden – hier bietet sich ein Geschwister, ein guter Freund oder die beste Freundin an. Diese Person muss dann auch mit dem Hochzeitsplaner zusammenarbeiten.

Die dekorativen Elemente muss der Eventplaner gemeinsam mit dem Ehepaar bestimmen. Dazu gehört die Gestaltung der Einladungskarte genauso wie die Auswahl der Blumen. Auch das Catering kann sich an den dekorativen Elementen orientieren. Die einzelnen Elemente sollten aufeinander abgestimmt werden. Vielleicht möchte man die Einladung aus mehreren Teilen bestehen lassen, wenn eine Trauzeremonie mit anschließendem Kaffeetrinken und abends eine große Party steigt, zu der aber nicht alle eingeladen werden sollen.

Auch die Gestaltung der Danksagung muss im Vorfeld besprochen werden. Soll jeder eine Karte und ein Bild bekommen? Ist denn eigentlich schon jemand bspw. aus der Familie als Fotograf „verpflichtet“? Eine mögliche Alternative ist eine passwortgeschützte Bildergalerie im Internet. Das Passwort kann der Danksagung beigelegt werden.

Wichtigsten ist natürlich auch die Kleiderfrage. Wer traditionell heiratet, möchte nicht, dass der Bräutigam das Kleid vor der Trauzeremonie sieht. Gleichwohl muss dem Bräutigam eine gewisse Farbigkeit für den Anzug oder die Blumen mitgeteilt werden, damit sich keine Überraschung einstellt.

Es ist wichtig, sich nach dem Entschluss und der Terminfestsetzung mit jemandem zusammenzusetzen, der eine Checkliste hat, damit nichts vergessen wird. Wenn derjenige am Hochzeitstag selbst auch noch dafür sorgt, das alles läuft, wie geplant, dann kann das Hochzeitspaar diesem besonderen Tag ganz entspannt entgegensehen. Mit einer gründlichen Planung wird die Hochzeit nicht Stress pur, sondern der „schönste Tag im Leben“.

Bild: R_K_B_by_Lupo_pixelio.de

Advertisements

Bei jeder Hotelbesichtigung wird man früher oder später in den SPA Bereich geführt. Verneint man die Besichtigung, erntet man zumeist einen überraschten Blick von demjenigen, der das Hotel vorstellt. Ist der Spa-Bereich denn tatsächlich ein wichtiges Entscheidungskriterium bei der Hotelauswahl für Tagungen, Konferenzen oder Meetings?

Meine Erfahrung zeigt, dass Kunden ganz andere Kriterien bei der Hotelauswahl beachtet. Solche Kriterien sind zum Beispiel die gute Erreichbarkeit und Lage eines Hotels oder wie ansprechend und gepflegt das Hotel erscheint.

Der zentrale Ort für ein Meeting ist doch der Tagungsraum. Dort halten sich die Teilnehmer am längsten auf. Wichtig sind daher Aspekte wie Tageslicht, gute technische Ausstattung, W-Lan Verfügbarkeit und nicht zuletzt die Tagungsverpflegung. Mit einer gesunden, ansprechenden und kreativen Tagungsverpflegung können Hotels punkten. Statt abgestandener Filterkaffee und durchgeweichte Brötchen bleiben den Teilnehmern frische Säfte oder Smoothies, Obstsalate, knuspriges Gebäck und eine leckere Kaffeespezialität auf Knopfdruck garantiert in guter Erinnerung.

Am Ende eines anstrengenden Tages besucht der ein oder andere Gast vielleicht auch noch den SPA Bereich und dann ist es schön, dass es ihn gibt.

Meine Erfahrung bestätigt auch eine Studie des amerikanischen Unternehmens STR mit ihrer 2013 Destination MAP zum Thema „The voice of the meeting planner“. Die 5 TOP-Erkenntnisse zum Thema Hotelauswahl wurden von STR auf der diesjährigen Hotel Data Conference vorgestellt.

Foto: Rainer Sturm_pixelio.de

Die Liste der außergewöhnlichen Hotels weltweit ist lang und lässt sich ständig erweitern. Viel haben wir schon gesehen und Neues können wir in Zukunft sicher noch erwarten.

Spektakuläre Architektur, kreative Innenausstattung, Hotelzimmer unter dem Meeresspiegel, umgebaute Flugzeuge, Zelte in der Wüste, Ice Hotels, Iglus im Schnee, Baumhäuser und, und, und, die Kreativität der Hotelbranche kennt keine Grenzen.

Wir dürfen uns schon auf ein neues Projekt in Norwegen freuen, ein schwimmendes 5-Sterne Hotel in Form einer Schneeflocke, dass zur Zeit im Fjord bei Trömso entsteht. Die Eröffnung ist für Ende 2016 geplant. Das Krystall Hotel ist so konstruiert, dass es ruhig auf dem Wasser liegt und ausschließlich per Boot erreichbar ist. Es verfügt über 86 Zimmer, Konferenzräume, einem Wellnessbereich und verspricht einen wunderbaren Blick auf das Polarlicht.

Ein neuer Stern, oder sagen wir lieber Kristall am Hotelhimmel erwartet uns da wohl.

Weitere Informationen zur Entstehung des Krystall Hotels finden Sie hier.

Foto: dutch docklands

Dem Thema mangelnde Teilnehmerzahlen bei Events, Meetings und Konferenzen hat sich Dr Cathy Key in ihrem Blog Post „Is Your Event a Vitamin, Painkiller or a Candy?“ angenommen.

Painkillers are events (or products) that solve mission critical problems. If your event is a painkiller you are providing a solution for something that is a real headache for your attendees.

Vitamins are events (or products) that would give your attendees a boost or improve their lives in some way. They are ‘nice to haves’ but are not essential.

Candies are events (or products) that are cheap, fun and fulfil a current need or passion. They don’t really improve someone’s life, beyond the immediate gratification of the event itself.

At first blush, most events probably fall into the vitamin or candy categories. When times are tough, events that are perceived as ‘nice to haves’ (vitamins) will be the first to loose their audience.

Wer also begeisterten Teilnehmerzulauf erwartet, sollte sich vorher Gedanken zu den Bedürfnissen, Erwartungen und Anforderungen der Teilnehmer machen und diese auch kommunizieren. Es macht durchaus Sinn, sich vor der Planung einer Veranstaltung Gedanken darüber zu machen, wo der Mehrwert für den Teilnehmer liegt und warum er ausgerechnet an dieser Veranstaltung teilnehmen soll.

Fotocredit: loewyne/pixelio.de