Firmenjubiläum: Tipps für eine erfolgreiche Planung!

Foto: Agentur Strothmann GmbH
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Es soll eine schöne Veranstaltung werden. Seit vielen Jahren ist das Unternehmen auf dem Markt. Etliche Kunden säumen seinen Weg. Das Firmenjubiläum steht an und es soll das Bestehen – auch durch die vergangenen schwierigeren Jahre – gefeiert werden. Gerade in mittelständischen Unternehmen freut sich der Unternehmer – oder seine Gattin – darauf etwas „Schönes“ zu veranstalten. Im Gegensatz zu einer privaten Feier ist ein Firmenjubiläum aber eben anders – und kein Kindergeburtstag.

Insbesondere für die Vorbereitung eines Firmenjubiläums lautet meine Empfehlung die Zielgruppen, sprich die einzuladenden Gäste, genau vorzuplanen. Auch das Leistungsspektrum des Unternehmens sowie die Werte, die es verkörpert, sind mit der Feier zu transportieren. Und erst nach diesen Definitionen sollte man überlegen, ob die Blaskapelle oder der DJ oder eine Live-Performance die richtige Untermalung für die Firmenfeier ist…

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Die Zielgruppen können vielfältig sein. Überlegungen sollten sein: kommen nur unsere wesentlichen Kunden zu einem Happening oder auch die offiziellen Honoratioren der Stadt oder des Landes? Muss ich verschiedene Kunden zu mehreren Anlässen einladen, da die Kunden Konkurrenten sind? Will ich eine Veranstaltung machen und Kunden und Mitarbeiter mischen oder ist es ratsamer für die Mitarbeiter eine eigene Veranstaltung mit ihren Familien durchzuführen?

Für eine Kundenveranstaltung aber auch für eine Mitarbeiterveranstaltung sollte im Vorhinein geklärt werden wofür das Unternehmen steht. Welches Bild des Unternehmens soll transportiert werden? Sind wir ein Dienstleister und sprechen eine gehobene Kundschaft an oder sind wir ein produzierendes Unternehmen und müssen nachweisen, dass wir präzise im Betrieb auf unsere Prozesse und Kosten achten?

Damit einher geht die Entscheidung, ob man auf dem Firmengelände feiert oder in fremden Räumen. Soll eine Werksbesichtigung eingeplant werden? Was muss beachtet werden, wenn die Produktion durchläuft? Sind alle Brandschutzbestimmungen eingehalten und genügend Fluchtwege vorhanden?
Wenn wir in eine Location außerhalb des Firmengeländes gehen, welche Form einer Veranstaltungsstätte wählen wir – eine Garage oder Halle, ein Loft, ein Vereinsheim, ein Fünf-Sterne-Hotel oder ein Weingut?
Feiern wir zünftig – vielleicht sogar unter einem Motto – oder gibt es nur einen Stehempfang mit Sekt und ein paar offiziellen Reden?

Foto: Agentur Strothmann GmbH
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Weitere Entscheidungen in der Vorbereitung betreffen die Speisen- und Getränkeauswahl, die Dekoration und auch, ob Künstler, die bspw. das Leistungsspektrum des Unternehmens darstellen, eingeladen werden. Wird es ein Gastgeschenk geben und bereitet man ein Gästebuch vor, damit man eine schöne Erinnerung im Anschluss hat.
Wird ein professioneller Fotograf geladen, der Bilder macht, die man hinterher mit Dank an die Gäste versendet?

Ganz wesentlich für den Erfolg der Veranstaltungsplanung und -durchführung ist, dass die Fäden für alle geplanten Maßnahmen an einer zentralen Stelle zusammenlaufen. Diese Stelle muss in der Lage sein, sich Zeit für die Vorbereitung zu nehmen. Und sie muss ggfs. auch zwischen den verschiedenen Parteien innerhalb und außerhalb des Unternehmens bei unterschiedlichen Auffassungen eine Entscheidung herbeiführen können. Je nach Unternehmensgröße möchte ich empfehlen – neben der Einbindung einer externen Agentur – die Vorbereitung durch eine Gruppe von Personen aus dem Unternehmen durchführen zu lassen. Für mittelständische Unternehmen ist eine Gruppe von max. 5 Personen unter Einbindung der Chefsekretärin und des Prokuristen sinnvoll.

Abschließend darf ein Aspekt nicht vergessen werden und dies ist der zeitliche Ablaufplan. Es empfiehlt sich je nach Unternehmensgröße und daraus resultierenden Entscheidungswegen idealerweise mindestens ein Jahr im voraus mit den Vorbereitungen zu beginnen. Erfahrungsgemäß wird es zum Schluss immer eng und alle sind gefordert. Gleichwohl ist eine Terminierung von Aufgaben unter Einbindung von Zielerreichungen oder Meilensteinen entscheidend für den Erfolg des Firmenjubiläums.

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